6 czerwca 2025 roku odbyło się pierwsze szkolenie realizowane w ramach projektu zatytułowane „Lokalne archiwa cyfrowe. Jak zarządzać i trwale chronić indywidualne zasoby dokumentów?”
Spotkanie poprowadziła dr Aneta Januszko-Szakiel – adiunkt w Instytucie Studiów Informacyjnych Uniwersytetu Jagiellońskiego, badaczka i praktyczka w zakresie zarządzania informacją oraz kuratorstwa cyfrowego dziedzictwa. Specjalizuje się w długoterminowej archiwizacji zasobów cyfrowych, bezpieczeństwie informacji oraz nowoczesnych stylach zarządzania w organizacjach. Prowadzi zajęcia z brokeringu informacji, źródeł informacji, zarządzania danymi i zarządzania informacją.
Szkolenie miało na celu przedstawienie roli bibliotekarzy jako osób wspierających społeczności lokalne w dokumentowaniu, zabezpieczaniu i organizowaniu cyfrowego dziedzictwa – zarówno indywidualnego, jak i zbiorowego. Podjęto próbę odpowiedzi na pytanie, w jaki sposób osobiste zbiory cyfrowe mogą uzupełniać instytucjonalne archiwa oraz jak można je skutecznie chronić przed utratą.
Główne zagadnienia poruszone podczas szkolenia:
Czym są lokalne archiwa cyfrowe?
Prowadząca zwróciła uwagę, że lokalne archiwa powstają z materiałów tworzonych i gromadzonych przez osoby prywatne, organizacje społeczne oraz instytucje lokalne – często poza zakresem działania centralnych instytucji pamięci. Mogą obejmować zbiory tradycyjne (takie jak pamiętniki, fotografie czy dokumenty rodzinne), ale również zasoby w postaci cyfrowej, jak e-maile, blogi, nagrania multimedialne czy pliki online.
Znaczenie „cyfrowych rzeczy”
Szczególną uwagę poświęcono tzw. „cyfrowym rzeczom” – osobistym plikom cyfrowym o wartości sentymentalnej, historycznej lub kulturowej. Podkreślono potrzebę ich odpowiedniego dokumentowania i zabezpieczania, zwłaszcza w kontekście budowania zbiorowej pamięci i ochrony dziedzictwa lokalnego.
Zagrożenia i wyzwania archiwizacji cyfrowej
W trakcie szkolenia omówiono typowe trudności towarzyszące osobistej archiwizacji: różnorodność formatów i nośników, ryzyko technicznej utraty danych, trudności związane z opisem zasobów czy brakiem jasnych zasad organizacji. Przedstawiono koncepcję Personal Digital Archiving (PDA) oraz zasadę 3-2-1: trzy kopie danych, dwa różne typy nośników i jedna kopia w innej lokalizacji – jako jedną z podstawowych praktyk rekomendowanych przez Digital Preservation Coalition.
Praktyczne wskazówki dla bibliotekarzy
Dr Januszko-Szakiel omówiła konkretne strategie porządkowania i zabezpieczania zasobów cyfrowych: stosowanie jasnych nazw plików i folderów, planowanie kopii zapasowych, uwzględnianie przyszłych formatów odczytu. Podkreślono też rolę bibliotek jako instytucji wspierających użytkowników w zarządzaniu ich prywatnymi zasobami – poprzez edukację, konsultacje i udostępnianie materiałów instruktażowych.
Znaczenie społecznej archiwistyki
Zamykając szkolenie, prowadząca wskazała, że narodowe dziedzictwo cyfrowe nie może istnieć bez dbałości o zasoby jednostkowe. Wiele prywatnych archiwów cyfrowych pozostaje niezorganizowanych, a przez to narażonych na bezpowrotną utratę. Biblioteki mogą i powinny odgrywać rolę pośredników między pamięcią indywidualną a wspólną – wspierając tworzenie, porządkowanie i przechowywanie cyfrowych świadectw życia codziennego.
Szkolenie dostarczyło uczestnikom nie tylko wiedzy merytorycznej, ale także szeregu praktycznych wskazówek i narzędzi przydatnych w pracy z użytkownikami. Podkreślono potrzebę kształtowania kultury zarządzania informacją cyfrową w środowiskach lokalnych. Bibliotekarze zyskali kompetencje, które pozwolą im aktywnie uczestniczyć w ochronie cyfrowej pamięci społecznej.
Szkolenie odbyło się w formule online. Nagranie spotkania jest dostępne dla uczestników projektu na platformie Moodle.